"Õmmeldud ja nummerdatud x lehtede arv" on võib-olla ainus asi, mis tuleb meelde, kui on vaja dokumente klammerdada. Kuidas dokumente kokku õmmelda? Uustulnuk kujutleb koheselt panganööriga tugev alt kinnitatud, sööbiva tolmuga kaetud paberihunnikuid kuskil raamatupidaja või personaliosakonna kabineti nurgas.
Kõik pole siiski nii lihtne ja pealiskaudne, kui esmapilgul tundub. Mida peate teadma, et selles keerulises küsimuses vigu vältida? Kuidas foto järgi niitidega dokumente õmmelda? Neid küsimusi arutatakse üksikasjalikult samm-sammult juhistes.
Miks vanamoodsad klambrid?
Paljud valitsusasutused võivad nõuda dokumente, mis pole õmmeldud tehases, vaid käsitsi, kasutades niite. See on ennekõike maksuinspektsioon, arhiiv, nad paluvad paberite vastuvõtmisel niitidega dokumente õmmelda.üksikettevõtjate registreerimine, juriidilise isiku registreerimine või paberimajandus pakkumise jaoks. Kuidas dokumente õigesti klammerdada, näitab foto number 2. Tavaliselt kasutage paksu niiti ja paksu nõela.
Arvatakse, et sel viisil köidetud väärtpabereid on raskem kaotada, võltsida või lehti asendada. Mõned organisatsioonid kasutavad just seetõttu oluliste dokumentide kinnitamiseks sellist "vanaisa" vormi. On veel üks argument - mõnikord on paberid rangelt konfidentsiaalsed ja juhid, kartes avalikustamist või konkurentide mõju, usaldavad sellise töö vastav alt usaldusväärsele isikule, keelduvad spetsialiseeritud ettevõtete abist.
Tähtis
Valesti kokkuõmmeldud dokumendid võivad põhjustada ettevõtte registreerimisest või ümberregistreerimisest keeldumise, arhiivis olevate paberite vastuvõtmise, viia organisatsiooni pakkumise konkursilt eemaldamiseni, mõjutada reguleeriva asutuse otsust. organisatsiooni auditi kohta.
Kas on ühtsed normid?
Praegu puuduvad selged reeglid, kuidas dokumente ühe mustri järgi niitidega kokku õmmelda. On ainult soovitused ja juhised. Põhimõtteliselt kasutavad ettevõtted Rosarkhivi metoodilisi arendusi, mis kiideti heaks 2009. aastal järjekorranumbriga 76, GOST "Kontoritöö ja arhiveerimine" nõudeid, samuti Venemaa Keskpanga juhiseid.
Ettevalmistav etapp
Kõigi klammerdatavate dokumentide eelvaadet tuleb vaadata, pliiatsijälgede olemasolul kustutage need. Tähtiskaaluge hoolik alt iga lehekülge, välistage need üksteise külge kleepumast, tagage dokumentide loogiline ja õige järjestus virnas. Eemaldage teravad esemed, nööpnõelad, klambrid või kirjaklambrid, kuna need võivad köitmisniiti kahjustada ja põhjustada dokumendi kadumise. Lehed on vaja nummerdada lihtsa musta pliiatsiga paremas nurgas, tindi, sh värvi kasutamine ei ole lubatud. Te ei saa nummerdada dokumendi tekstile liiga lähedale, seda rohkem see kattub. Ainult lehe esikülg on nummerdatud. Klammerdatud dokumendi kogumaht ei tohi ületada 250 lehte ning köidetud ja nummerdatud dokumendi kõrgus ei tohi ületada 4 sentimeetrit. Näide, kuidas niitidega dokumente õmmelda, on näidatud fotol.
Järgmine ettevalmistusetapp on tööriistade valik. Niitidega dokumentide õigeks õmblemiseks vajate: ässi, spetsiaalseid niite, papist katet, nagu fotol. Mõnel juhul kasutatakse auguraua. Kuidas ja millega dokumente kokku õmmelda, otsustab iga spetsialist ise. Kõige mugavam on kasutada karedaid niite või panganööri, mõnel juhul kasutatakse villaseid niite või paelu. Enamasti täidavad nad kaunistuse funktsiooni. Tavaliselt kasutatakse tõsiste aruannete puhul rangemat stiili. Valmistage dokumendid ise ja inventuuri vorm.
Mõned peensused
- Suurformaadilised lehed, näiteks A3 või A2, peavad samuti olema nummerdatud. Selleks on see täielikult laiendatud ja nummerdatud vastav alt üldreeglitele. Seejärel volditud ja hoolik alt taha liimitudnurgas.
- Kui on vaja kiri esitada, siis see avatakse, esm alt nummerdatakse ümbrik ise, seejärel järjest kirja leheküljed.
- Dokumendi kaas ei ole nummerdatud. Samuti pole kaane puudumisel nummerdatud tiitellehte. Teine leht on aga juba nummerdatud numbriga "2".
- Kui lehtede arv on üle 250, jagatakse need köideteks. Selline praktika on kohtutes tavaline. Iga köide peab olema eraldi nummerdatud.
- Kuidas klammerdada dokumente, kui paremas ülanurgas ei ole võimalik lehe numbrit näidata või kogu leht on hõivatud? Seda juhtub sageli näiteks foto nummerdamisel, mille puhul on nummerdamine tagantpoolt lubatud.
- Vale numeratsiooni korral võite numbri maha kriipsutada. Parandus tuleb siiski allkirjaga kinnitada.
- Kui vahele jäetakse mitte rohkem kui kaks lehte, on vahelejäetud lehtede puhul lubatud kasutada tähttähistust. Põhidokumendi digitaalne numeratsioon ei muutu, küll aga suureneb lehtede arv. Sel juhul on vaja dokumendid vastuvõtvat isikut sellest hoiatada.
- Kui on vaja nummerdada dokument, mis on juba nummerdatud või millel on numeratsioon, nummerdatakse see uuesti.
- Kui dokumentatsioonis olevaid lehti ei saa eraldada või need on kokku liimitud, nummerdatakse need üheks leheks. See juhtub siis, kui dokumendile on kleebitud näiteks tšekk, foto või ajaleheväljalõige. Kuid samal ajal on vaja koostada inventuur ning veerus “Märkus” või sertifikaadi pealdises tuleb kindlasti selgitada, millised dokumendid kleebiti, millisele lehele ja mida need sisaldasid.
Milliseid dokumente õmmeldakse kõige sagedamini niidiga kokku? Esiteks asutamis- ja asutamisdokumendid. Enamasti on need väikese mahuga, neid on tihvtiga lihtsam läbistada ja õmblemine on lihtne. Õmblemiseks on mitu tehnoloogiat, saate teha kaks torke, kolm või viis. Kolm auku on kõige levinum variant. Viis auku tulevad kasuks, kui mõned dokumendid on väiksemad kui teised, viie augu ühendamine aitab neid paremini fikseerida. Kui dokumendid on kõrge väärtusega, kasutatakse viie auguga klammerdamist, mis vähendab nende asendamise ohtu.
Kuidas õigesti niitidega dokumente õmmelda: samm-sammult juhised
- Lahtige lehed virna, joondage servad.
- Kontrollige lehe järjekorda.
- Märkige pliiatsiga sümmeetriliselt lehe vasakus servas keskele tulevaste torkekohtade kohad. Seda saab teha nii ühel lehel kui ka kõigil.
- Tekstist on vaja kõrvale kalduda vähem alt 1,5 sentimeetrit.
- Märgid peavad olema rangelt vertikaalsed, lubatud on kuni kolme sentimeetri kaugus üksteisest.
Kui dokument on piisav alt suur, on mugavam seda täpiga läbi torgata. Tavaliselt alustage ülemisest august.
Kui ei ole võimalik kasutada tehasekaant, nagu pildil, siis võib esimese ja viimase lehe liimida õhukese papiribaga, et vältida lehtede kahjustamist. Oluline on valida õige keerme pikkus, tavaliselt vahemikus 50–80 cm.
Klassikaline niidiga õmblus – kolm auku
Analüüsime võimalust, kuidas dokumente õmmeldasamm-sammult kolmes augus. See on klassikaline ja kõige levinum variant paberite arhiivi esitamiseks või kontrollimiseks. Kuidas sel juhul niitidega dokumente õigesti õmmelda, on fotol paremini näha.
Tooge nõel ja niit dokumendivirna alla, tooge see välja läbi augu number kaks. Unustada ei tohi ka väikest 7-8 cm pikkust "saba", see tuleb ikka kasuks. Esiküljel suuname nõela ülemisse auku, seejärel viime nõela tagasi alumisse auku nr 3. Järgmiseks "sukeldub" nõel keskmisse auku, mille tulemusena jäävad mõlemad niidid alla. Nüüd saab neid sõlmida.
Lisaks peab dokument olema kinnitatud, paberileht kleebitud, peal pitsat ja vastutava isiku allkiri. Kuidas dokumente õigesti õmmelda ja sõlme niitidega kinnitada, näete fotol.
Lisaks on viimase lehe tagaküljele liimitud inventar. Sildi saab teha käsitsi või kasutada valmis malle, nagu fotol.
Kuidas klammerdada dokumente nelja auku?
Nelja auguga augustamise tehnoloogia on peaaegu identne. Ainus erinevus seisneb selles, et dokument on õmmeldud ül alt alla. See näeb välja nagu õmblemine. Ainult sel juhul korratakse seda vastupidises järjekorras, kõigepe alt ül alt alla, seejärel alt üles. Seega on lipsud homogeensed ilma lünkadeta, justkui oleks õmmeldud hiiglasliku õmblusmasinaga.
Erilised sündmused
Mõnikord on lubatud dokumente ühendada mitte vertikaalselt, vaid nurga peal. ATneed on peamiselt finantsaruandluse paberid, mis hõlmavad kassalintide kinnitamist, paremal pool tšekke. Sellised dokumendid õmmeldakse nurgale. Sammud on samad, mis tavaliste dokumentide komplekteerimisel, ainult augud torgatakse nurgas. Tavaliselt on neid kaks. Leht liimitakse täpselt nurga külge. Edasi on protseduur sarnane – see on sertifitseeritud, pannakse pitsat.
Järeldus
Dokumendi koostamise ja klammerdamise käigus on oluline eelnev alt läbi mõelda, kuidas dokumente klammerdada, et vältida igasuguseid vääramatuid jõude. Näiteks tuleb mõnikord teha koopia juba köidetud ja arhiveeritud dokumentidest. Selliste hetkede pärast tasub juba ette muretseda. Tavaliselt oskavad personali- või raamatupidamisspetsialistid juba ette ära arvata, milline dokument tuleb esm alt koopiamasinast läbi lasta. See lihtsustab oluliselt tööd ja säästab aega.
